Podręcznik dla nowych użytkowników aplikacji. Najpierw zapoznaj się z sekcją „Pierwsze kroki", potem wracaj do tej strony, gdy pojawi się pytanie.
1. Czym jest Asystent EPU
Asystent EPU to aplikacja internetowa wspomagająca przygotowanie pozwów w Elektronicznym Postępowaniu Upominawczym. Końcowym efektem pracy jest paczka XML zgodna ze specyfikacją e-sądu, którą wgrywa się do systemu e-sądu jednym kliknięciem.
Aplikacja jest dedykowana profesjonalnym pełnomocnikom (adwokaci, radcowie prawni, działy windykacji) wnoszącym pozwy w EPU regularnie. Pozwala przyspieszyć przygotowanie pojedynczego pozwu i, co istotne, składać wiele pozwów w jednej paczce oraz opłacać je zbiorczo w e-sądzie.
Aplikacja działa w przeglądarce. Nie wymaga instalacji.
2. Pierwsze kroki
Najszybszy sposób na poznanie aplikacji to przejście całej ścieżki dla jednej testowej sprawy:
Otwórz aplikację w przeglądarce.
Uzupełnij dane Pełnomocnika, Powoda i Pozwanego. Dla podmiotów wpisanych do KRS/CEIDG możesz pobrać dane automatycznie z bazy GUS, podając NIP.
W sekcji Roszczenia dodaj co najmniej jedno roszczenie (kwota, data wymagalności, typ odsetek).
W sekcji Dowody dodaj dokumenty (np. faktury, umowy) potwierdzające roszczenia.
W sekcji Uzasadnienie wpisz treść uzasadnienia pozwu.
Kliknij Generuj paczkę — aplikacja zwaliduje pozew i zapisze plik XML na Twój dysk.
Zaloguj się do e-sądu i wczytaj wygenerowaną paczkę (jako "złóż paczkę pozwów"). Pamiętaj o terminie tego samego dnia (patrz sekcja Generowanie paczki).
Roszczenia i dowody możesz także wczytać przyciskiem „Importuj dokumenty”. Szczegóły znajdziesz w instrukcji importu dokumentów.
💡 Wskazówka: jeśli planujesz prowadzić wiele pozwów dla tego samego klienta — najpierw uzupełnij dane Powoda i zapisz je jako szablon sekcji (sidebar po lewej). W kolejnych sprawach wczytasz je jednym kliknięciem zamiast przepisywać.
3. Jak działa aplikacja — przepływ pracy
Wiele pozwów w jednej paczce
U góry formularza widoczne są karty (tabs) — każda karta odpowiada jednemu pozwowi. Ikona + dodaje nowy pozew do paczki, ikona × przy karcie usuwa pozew.
Po wygenerowaniu paczki wszystkie pozwy znajdą się w jednym pliku XML i można je opłacić zbiorczo w e-sądzie.
Sidebar „Zapisane dane"
Po lewej stronie formularza znajduje się panel zapisanych danych — odrębne sloty na:
Powodów — gotowe dane klientów (działalność gospodarcza, spółka, osoba fizyczna),
Pozwanych — często powtarzających się dłużników,
Pełnomocników — Twoje dane jako adwokata/radcy,
Uzasadnienia — szablonowe fragmenty tekstu.
Zapisz raz — wczytaj wielokrotnie. Szczegóły w sekcji Szablony.
Walidacja
Aplikacja waliduje pola na bieżąco i przed wygenerowaniem paczki. Jeśli w pozwie są błędy — przycisk Generuj paczkę wyświetli alert i przewinie Cię do problematycznego pola. Pola wymagane oznaczone są wizualnie czerwoną gwiazdką; pola z błędem podświetlają się na czerwono, ikona w czerwonym okręgu na dole paska pokazuje ilość wymaganych pól do uzupełnienia w bieżącym pozwie.
4. Opis pól i sekcji
Strony postępowania
Dla każdej strony wybierasz rodzaj podmiotu: osoba fizyczna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub instytucja. W zależności od wyboru zmienia się zestaw widocznych pól (np. PESEL dla osoby fizycznej, KRS i NIP dla spółki).
Pobieranie z GUS: dla podmiotów wpisanych do KRS lub CEIDG wystarczy podać NIP — aplikacja pobierze nazwę, adres i KRS automatycznie.
Pełnomocnik
Dane adwokata/radcy prawnego oraz podstawa pełnomocnictwa (data udzielenia + treść). Zalecam zapisanie własnych danych jako szablonu pełnomocnika — wczytujesz je w każdym pozwie. Dane pełnomocnika muszą być tożsame z kontem pełnomocnika w systemie e-sądu, z którego konta bedą wysyłane pozwy w paczce.
Roszczenia
Listę roszczeń dodajesz po kolei. Dla każdego roszczenia podajesz:
Wartość — kwota dochodzona w PLN,
Data wymagalności — format dd-mm-rrrr
Typ roszczenia — cywilne / gospodarcze / pracy
Typ odsetek i ewentualnie okresy odsetkowe (zob. poniżej),
Sposób zasądzenia przy wielu pozwanych (zob. poniżej).
Dowody
Dowody (faktury, umowy, wezwania, potwierdzenia przelewu) można powiązać z całym pozwem albo z konkretnym roszczeniem. Pole fakt stwierdzany to krótki opis, na jaką okoliczność dany dokument wskazuje. Dane dokumentów możesz wczytać z PDF za pomocą importu dokumentów.
Koszty
Opłata sądowa wyliczana jest automatycznie na podstawie WPS zgodnie z aktualną tabelą u.k.s.c.
Koszty zastępstwa procesowego — domyślna opcja „według norm przepisanych" eliminuje konieczność wpisywania kwoty (sąd ustali ją samodzielnie). Jeśli wnosisz o konkretną kwotę, odznacz tę opcję i wpisz wartość.
Inne koszty — pozycje uznaniowe (np. zwrot opłaty od pełnomocnictwa). Podajesz kwotę i krótki opis.
Numer rachunku do zwrotu opłat
26 cyfr w formacie NRB.
Uzasadnienie
Treść uzasadnienia w polu tekstowym. Struktura jak w klasycznym pozwie — w EPU zwykle krótka. Można zapisać typowe uzasadnienie jako szablon i wykorzystywać po drobnych modyfikacjach.
5. Pola wymagające szczególnej uwagi
ℹ️ Te pola najczęściej generują pytania nowych użytkowników. Warto poświęcić im chwilę przed wygenerowaniem pierwszego pozwu.
Typ odsetek
Pole typ odsetek ma kilka wartości i decyduje o tym, co zostanie wpisane w paczce XML:
Ustawowe za opóźnienie — dla typowych roszczeń cywilnych,
Ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych — między przedsiębiorcami z faktur VAT,
Umowne — gdy strony ustaliły konkretną stopę procentową w umowie; tylko wtedy uzupełniasz pola stopa i okres,
kilka rzadszych wariantów (kapitałowe, prolongacyjne itd.).
Pola stopa i okres pokazują się tylko dla wariantów, dla których są merytorycznie potrzebne — to celowe zachowanie zgodne z wymogami e-sądu.
Okresy odsetkowe (kilka okresów)
Jeżeli odsetki naliczane są w różnych stopach dla różnych przedziałów czasowych, dodajesz kilka okresów. Zakresy dat nie mogą się pokrywać. E-sąd wychwytuje pokrycia i flaguje jako błąd.
Sposób zasądzenia (przy wielu pozwanych)
Gdy w pozwie jest więcej niż jeden pozwany, dla każdego roszczenia wybierasz sposób zasądzenia: solidarnie, łącznie, in solidum, odrębnie. Przy konfiguracji 1 x pozwany pole jest bezprzedmiotowe i nieaktywne.
Typ roszczenia (cywilne / gospodarcze / pracy)
Domyślnie aplikacja nie wymusza wyboru — to decyzja merytoryczna pełnomocnika. Jeśli obie strony są przedsiębiorcami i podstawą roszczenia jest faktura VAT — zwykle gospodarcze. W jednym pozwie nie można łączyć roszczeń różnych typów: cywilnych, gospodarczych i z zakresu prawa pracy. E-sąd odrzuca taki pozew.
6. Generowanie paczki i wgrywanie do e-sądu
⚠️ Wymóg e-sądu: paczkę należy zaimportować tego samego dnia, w którym została wygenerowana.
E-sąd odrzuca paczki wygenerowane wcześniej niż w dniu wczytania. Jeżeli przygotowujesz pozew dziś, a planujesz przesłać go jutro — wygeneruj paczkę ponownie tuż przed importem. Sam pozew (dane w aplikacji) możesz przygotować wcześniej i przechowywać jako szablon JSON, a paczkę XML wygenerujesz wtedy, gdy faktycznie będziesz ją importować w e-sądzie.
Krok po kroku
Uzupełnij wszystkie wymagane pola we wszystkich pozwach w paczce.
Kliknij Generuj paczkę.
Jeśli pojawi się alert o błędach — popraw je (aplikacja przewinie Cię do problematycznego pola) i spróbuj ponownie.
Jeśli sprawdzanie spójności jest włączone i pojawią się uwagi, przejrzyj je przed eksportem. Możesz poprawić wskazane dane albo wygenerować paczkę mimo uwag — szczegóły poniżej.
Aplikacja zapisze plik XML na Twój dysk (domyślnie w katalogu „Pobrane").
Zaloguj się do e-sądu na www.e-sad.gov.pl i wgraj plik XML (jako "złóż paczkę pozwów").
E-sąd zweryfikuje paczkę. Po pozytywnej walidacji zatwierdzasz i opłacasz wszystkie pozwy w paczce zbiorczo.
Sprawdzanie spójności pozwu
Przed wygenerowaniem paczki aplikacja sprawdza, czy dane pozwu nie wyglądają na niespójne. Jest to dodatkowa kontrola, odrębna od walidacji wymaganych pól. Wskazane uwagi nie blokują wygenerowania paczki.
Sprawdzanie może zwrócić uwagę na przykład na:
datę wymagalności wcześniejszą niż data wystawienia faktury,
odsetki naliczane od daty wcześniejszej niż data wymagalności,
roszczenie bez powiązanego dowodu,
tę samą fakturę występującą w dwóch dowodach.
Przy każdej uwadze znajdziesz przycisk „Pokaż”, który przenosi do właściwego miejsca w formularzu. Oceń uwagę w kontekście sprawy: popraw dane, jeśli jest to potrzebne, albo wygeneruj paczkę mimo uwag. Sam komunikat nie oznacza, że dane muszą być błędne, a brak uwag nie zastępuje końcowej kontroli pozwu.
Pełną listę reguł znajdziesz po kliknięciu „Ustawienia” w górnym pasku aplikacji. W tym miejscu możesz też wyłączyć sprawdzanie spójności pozwu. Ustawienia zapisują się na Twoim koncie i obowiązują również po zalogowaniu w innej przeglądarce lub na innym komputerze.
Co zrobić, gdy e-sąd odrzuci paczkę?
E-sąd zwraca kod błędu wraz z opisem. Najczęstsze przyczyny i rozwiązania:
Paczka wygenerowana w innym dniu — wygeneruj ponownie i wgraj od razu.
Błąd weryfikacji tożsamości pełnomocnika (kod -200) — to nie jest błąd aplikacji, lecz weryfikacja danych pełnomocnika w e-sądzie. Sprawdź, czy Twoje dane w e-sądzie zgadzają się z danymi w pozwie.
7. Szablony i dane wielokrotnego użytku
Szablony sekcji (sidebar)
Sidebar po lewej stronie pozwala zapisywać poszczególne sekcje pozwu jako szablony i wczytywać je do dowolnej karty. Typowe zastosowanie:
dane pełnomocnika (Twoje) — raz zapisane, wczytujesz w każdym pozwie,
dane stałego powoda (Kancelaria, klient ze stałą obsługą),
dane powtarzającego się pozwanego (np. stały dłużnik),
szablonowe uzasadnienie dla typowych konstrukcji prawnych.
Zapisywanie i wczytywanie pozwów (JSON)
Pozwy, nad którymi pracujesz w zakładkach, możesz zapisać do pliku JSON. „Zapisz ten pozew” zapisuje tylko pozew z bieżącej zakładki, a „Zapisz wszystkie (3)” zapisuje wszystkie otwarte pozwy — liczba w nawiasie pokazuje, ile pozwów obejmie zapis.
Aby wrócić do pracy, użyj „Wczytaj pozew do zakładki”, by wczytać jeden pozew do bieżącej zakładki, albo „Wczytaj wszystkie pozwy”, by odtworzyć cały zapisany zestaw. Jeśli plik zawiera kilka pozwów, przy wczytywaniu do zakładki wybierzesz właściwy. Aplikacja ostrzeże przed zastąpieniem pozwu lub pozwów, które zawierają już dane.
Plik JSON zawiera dane pozwu w formie czytelnej dla aplikacji. Przechowuj go lokalnie, aby później kontynuować edycję lub wykorzystać dane w podobnej sprawie.
Różnica między plikiem roboczym (JSON) a paczką (XML): JSON to roboczy zapis stanu pozwu w aplikacji — można go edytować, modyfikować i zapisywać wielokrotnie. XML to finalna paczka dla e-sądu, nie do dalszej edycji — generowana z aktualnych danych i ważna tylko w dniu wygenerowania.
8. Import dokumentów z PDF i faktur z tabeli
Przycisk „Importuj dokumenty” w pasku pozwu rozwija menu z wyborem źródła: „z pliku PDF” albo „z tabeli (Excel / CSV)”. Wczytane dane sprawdzasz przed dodaniem do pozwu.
Import z pliku PDF — krok po kroku
Otwórz zakładkę pozwu, do którego chcesz dodać dokumenty, i wybierz „Importuj dokumenty” → „z pliku PDF”.
Wskaż jeden lub kilka plików PDF. Aplikacja rozpoznaje faktury, umowy, wezwania do zapłaty i potwierdzenia przelewu. Plik zawierający wiele dokumentów, np. paczkę faktur z KSeF lub fragment akt, dzieli na pojedyncze dokumenty; obsługuje też wielostronicowe faktury.
Poczekaj na odczyt. W przypadku skanów aplikacja odczytuje tekst z obrazu (OCR). Zajmuje to kilka sekund na stronę, a postęp jest widoczny na bieżąco.
Na ekranie przeglądu porównaj odczytane dane z dokumentami, popraw potrzebne pola i zatwierdź pozycje przed dodaniem do pozwu.
Faktury są dodawane jako roszczenia z powiązanymi dowodami. Numer faktury jest oznaczeniem dowodu, a termin płatności służy do wyznaczenia daty wymagalności. Sprawdź zwłaszcza numer faktury, kwotę brutto i termin płatności.
Umowy, wezwania do zapłaty i potwierdzenia przelewu są dodawane jako dowody. Przy umowie oznaczeniem dowodu jest numer umowy. Każde pole możesz poprawić na ekranie przeglądu przed dołączeniem do pozwu.
Import faktur z tabeli (Excel / CSV)
Wybierz „Importuj dokumenty” → „z tabeli (Excel / CSV)” i wskaż arkusz Excel (.xlsx) lub plik CSV. Aplikacja rozpoznaje po nagłówkach kolumny z numerem faktury, datą wystawienia, terminem płatności i kwotą. Przypisanie kolumn możesz poprawić ręcznie; obsługiwane są też tabele bez nagłówków oraz różne formaty dat i kwot.
Pozycje z tabeli trafiają na ekran przeglądu, gdzie sprawdzasz je przed dodaniem jako roszczeń i dowodów.
Pliki PDF (także skany) oraz tabele są przetwarzane lokalnie w Twojej przeglądarce. Dokumenty nie są wysyłane na serwer. Odczyt może zawierać błędy, dlatego sprawdź pobrane dane przed zatwierdzeniem importu i złożeniem pozwu.
9. Wymogi techniczne i bezpieczeństwo
Przeglądarka
Aplikacja działa w aktualnych wersjach przeglądarek: Chrome, Edge, Firefox, Safari. Wymagane: włączony JavaScript, dostęp do internetu (do pobierania danych z GUS i ładowania aplikacji).
Kopia zapasowa
Dane wprowadzane w przeglądarce mogą zostać utracone przy wyczyszczeniu danych witryny lub zmianie urządzenia. Regularnie zapisuj pozwy (JSON) i przechowuj pliki w bezpiecznym katalogu na dysku.
Finalna weryfikacja paczki
Zawsze sprawdzaj ostateczny obraz pozwu w podglądzie e-sądu ("wczytaj paczkę" i "prezentuj wybrane") przed zapisaniem paczki i złożeniem w e-sądzie, jako końcowa weryfikacja prawidłowości danych.
10. Najczęstsze pytania
Wygenerowałem paczkę wczoraj — czy mogę ją wgrać dzisiaj?
Nie. E-sąd odrzuca paczki wygenerowane w innym dniu niż dzień wgrania. Wygeneruj paczkę ponownie tego samego dnia. Sam pozew (dane) możesz przygotować z wyprzedzeniem — zapisz jako szablon JSON i wygeneruj XML dopiero tuż przed wgraniem.
Aplikacja pokazuje błąd przy generowaniu paczki — co robić?
Aplikacja przewinie Cię do pierwszego pola z błędem i podświetli je na czerwono. Popraw i ponów. Jeśli błąd dotyczy pola, którego nie widzisz — sprawdź wszystkie sekcje wszystkich kart (pozwów w paczce).
Czy dane pozwanego, osoby prawnej pobranej z GUS rozróżniają adres podmiotu, od adresu do doręczeń?
GUS zawsze zwraca adres podmiotu, nie adres do doręczeń. Adres do doręczeń może być inny. Po pobraniu danych z GUS możesz każde pole ręcznie edytować.
Jaki typ odsetek wybrać dla zwykłej faktury VAT między firmami?
Najczęściej „ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych". Jeśli umowa między stronami przewiduje inną stopę — „umowne" i podaj stopę procentową.
Jak wnieść o koszty zastępstwa procesowego według norm przepisanych?
W sekcji Koszty zaznacz „według norm przepisanych" przy kosztach zastępstwa.
Mam wiele pozwów do złożenia tego samego dnia.
Złóż je jako jedną paczkę z wieloma kartami. Każdą kartę uzupełniasz osobno, ale generujesz jeden plik XML zawierający wszystkie pozwy. Wgrywasz raz do e-sądu i opłacasz zbiorczo.
Czy aplikacja przechowuje moje dane między sesjami?
Wyłącznie w zakresie szablonów sekcji - sidebar po lewej, co dzieje się automatycznie. Dane z kart po zamknięciu karty lub strony www zostają utracone. Regularnie zapisuj pozwy jako szablon JSON.
11. Kontakt / Zgłoszenia
W razie pytań dotyczących działania aplikacji, sugestii nowych funkcji, problemów technicznych lub usprawnienia procesu pracy — napisz na adres: kontakt@asystent-epu.pl.
W zgłoszeniu warto podać:
krótki opis sytuacji,
treść komunikatu błędu (jeśli się pojawił),
etap pracy, na którym wystąpił problem (np. walidacja pola, generowanie paczki, import w e-sądzie),
jeśli problem dotyczy wyglądu lub zachowania UI — zrzut ekranu (można wkleić bezpośrednio do maila).
Uwagi i sugestie użytkowników kształtują rozwój aplikacji — szczególnie cenne są zgłoszenia oparte na realnych przypadkach z praktyki.
