„Przekonywanie adwokatów do automatyzacji pracy dzięki oprogramowaniu, jest jak opowiadanie im o niebie, a jest to miejsce gdzie chcą być, ale jeszcze nie teraz”
Większa produktywność, mniej użytych zasobów, lepsze efekty - czyli automatyzacja zadań w kancelariach prawnych na przykładzie e-sądu.
Nowa perspektywa
Jesteśmy przekonani, iż błyskawiczny rozwój technologii, który miał miejsce w ostatnich dekadach i ciągle przyspiesza w skali wykładniczej (zgodnie z prawem Moore'a - moc obliczeniowa podwaja się co dwa lata, czyli XXI wiek to nie następne 100 lat postępu, ale raczej 20 000) zmieni całkowicie to, co rozumiemy pod pojęciem zawodu prawnika i tego, na czym ten zawód polega.
Nie wybiegając jednak tak daleko narzędzia, którymi dysponujemy już dzisiaj pozwalają na inną jakość i wydajność pracy. Należy je zatem w maksymalny sposób wykorzystać w biznesie związanym z usługami prawnymi. Co ciekawe, do tej pory przełożenie tego oczywistego wniosku na czynności zawodowego prawnika nie było ani wystarczające, ani satysfakcjonujące. Nawet jeśli w pewnym stopniu wynikało to z konserwatyzmu środowiska to przyczyny leżały gdzie indziej. I nie chodzi tu tylko o rozwój komputerów, ich możliwości, łatwość obsługi, czy pojawienie się nowego pokolenia otwartego na zmiany. Prawdziwym powodem, który umożliwia zmianę jakościową jest digitalizacja danych i to po obu stronach- zarówno sądu, jak i pełnomocnika.
Zastępowanie informacji zawartych w formie analogowej (papierowej) formatem elektronicznym zrozumiałym dla komputera umożliwia łatwą analizę danych, segregowanie, obróbkę w stopniu nieporównywalnie szybszym do tego, który miał miejsce wcześniej. Korzystając z nowych możliwości, które oferuje technologia ustawodawca w kraju uczynił najważniejszy jak dotąd krok w kierunku informatyzacji postępowania sądowego, jakim z pewnością było powstanie e-sądu w Lublinie w roku 2010 r.
Elektroniczne postępowanie upominawcze
Wobec faktu, iż każdy z sędziów czy referendarzy pracuje na podstawie informacji w określonym formacie i strukturze, są one łatwe do dalszego opracowania i pozwalają na automatyczne wygenerowanie nakazu. W samym roku 2017 e-sąd wydał 1 823 277 rozstrzygnięć merytorycznych (rozpoznań co do istoty sprawy z wyłączeniem zwrotów), co przy ilości sędziów orzekających w liczbie 126 daje rocznie na jedną osobę 14 470 zakończonych spraw (czyli 40 nakazów przez 365 dni w roku).
Mimo znanej krytyki e-sądu (przedawnione roszczenia, nieprawidłowe doręczenia), mamy do czynienia z rewolucją informatyczną w postępowaniu sądowym, od której zresztą nie ma już odwrotu. Co więcej utworzenie e-sądu otworzyło także nową furtkę dla pełnomocników. Skoro Sąd zautomatyzował sobie pracę, może skorzystać z tego i pełnomocnik. Jest to możliwe z odpowiednim oprogramowaniem.
Asystent Epu
Interface udostępniony na poziomie przeglądarki na stronie e-sądu jest jedynie namiastką prawdziwych możliwości. Bardzo trudno bowiem tę formę zautomatyzować i traktować ją poważnie, skoro wszystkie dane trzeba wprowadzać ręcznie, a połączenie z serwerem sądu może ulec zerwaniu. W istocie taki schemat nie różni się znacznie od tworzenia pozwu w Wordzie, za wyjątkiem braku konieczności żmudnego kserowania dokumentów jako załączników.
Aplikacja Asystent Epu ma na celu uniknięcie słabych punktów systemu przy wykorzystaniu jego zalet. Asystent Epu opiera się na kilku fundamentalnych zasadach:
- -częściowa automatyzacja (szablony, baza GUS, kopiowanie dowodów, etc.)
- -zmniejszenie możliwości pomyłek
- -zasada kumulacji drobnych korzyści.
Wyjaśnienia wymaga ostatni z tych punktów. Pojedyncza zmiana na lepsze może wydawać się mała (wręcz zasadniczo „niezauważalna”), ale każda z nich kumuluje się do poważnej wartości. Oceńmy tylko jeden element z wielu – automatyczne pobieranie pełnych i aktualnych danych o pozwanym z bazy GUS. Czynności ta zajmuje około 5 sekund (wprowadzenie numeru NIP).
Jak się to przekłada na czas pełnomocnika?
Ręczne uzupełnienie danych strony jest żmudną czynnością, często skłaniającą do refleksji („naprawdę nie da się tego zrobić prościej?”), podatną na błąd. Przyjmijmy, iż wgląd do dokumentów, wpisanie adresu, siedziby, poszukanie kodu pocztowego, nazwy firmy oraz szybka weryfikacja całości trwa około 5 minut. Różnica in plus na korzyść aplikacji to 4.55 minuty.
Tylko przy 5 składanych pozwach tygodniowo (skromne założenie), można zaoszczędzić 23 minuty. W skali miesiąca to ponad 90 minut, rocznie 18 godzin, które możemy przeznaczyć na inne działanie. Zasada drobnych korzyści przypomina magię procentu składanego, tylko w tym wypadku „zarabiamy” czas. Pobieranie danych z baz GUS stanowi tylko jeden z elementów aplikacji, a każde ułatwienie sumuje się wielokrotnie.
Konkluzja
Rozwój technologiczny stawia przed branżą prawniczą nowe możliwości rozwoju, ale też nowe wyzwania. Podmioty, które „załapią się na rewolucję” informatyczną osiągną być może decydującą przewagę nad konkurencją. Zmniejszą koszty, zwiększą wydajność, poprawią jakość pracy i zyskają wizerunek nowoczesnej firmy. Jest to model, który wymusi także nowe podejście do wyceny usług prawnych opartych nie na poświęconym czasie prawnika („wejściu”), ale na wartości dla klienta („wyjściu”).