Regulamin

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG I LICENCJI
APLIKACJI „ASYSTENT EPU”
Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług drogą elektroniczną w postaci aplikacji „Asystent EPU”, zasady udzielania licencji na korzystanie z oprogramowania, prawa i obowiązki stron, w tym warunki przetwarzania danych osobowych powierzonych Usługodawcy przez Licencjobiorcę. Niniejszy Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz wzorzec umowny w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego. Regulamin zawiera również treść umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO (rozdział IX).
§ 1. Postanowienia ogólne i definicje
1. Aplikacja „Asystent EPU” (dalej: „Aplikacja”) jest oprogramowaniem służącym do wspomagania sporządzania pozwów i generowania paczek danych XML zgodnych ze specyfikacją techniczną elektronicznego postępowania upominawczego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie (e-Sąd). Aplikacja jest narzędziem o charakterze pomocniczym; finalną interpretację treści dokumentów zapewnia system e-Sądu po wczytaniu paczki pozwów.
2. Aplikacja jest przeznaczona wyłącznie do wykorzystania w ramach działalności gospodarczej lub zawodowej Licencjobiorcy — w szczególności w ramach wykonywania zawodu adwokata, radcy prawnego, rzecznika patentowego, doradcy restrukturyzacyjnego, komornika, działalności kancelarii prawnej, kancelarii odszkodowawczej lub działalności windykacyjnej. Aplikacja nie jest oferowana konsumentom w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.
3. Ilekroć w Regulaminie mowa jest o:
a) „Licencjodawcy” lub „Usługodawcy” — należy przez to rozumieć Sebastiana Rolicza, prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą „Pro-Lex Sebastian Rolicz”, NIP: 6272291546, adres: Ruda Śląska, ul. Karola Goduli 24/4, 41-712, adres poczty elektronicznej: kontakt@asystent-epu.pl;
b) „Licencjobiorcy” lub „Użytkowniku” — należy przez to rozumieć osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, korzystającą z Aplikacji na podstawie udzielonej Licencji wyłącznie w celach związanych bezpośrednio z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą lub zawodową;
c) „Regulaminie” — należy przez to rozumieć niniejszy regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną wraz ze wszystkimi załącznikami;
d) „Umowie” — należy przez to rozumieć umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną i udzielenie Licencji zawieraną pomiędzy Licencjodawcą a Licencjobiorcą na podstawie Regulaminu;
e) „Licencji” — należy przez to rozumieć udzielone Licencjobiorcy uprawnienie do korzystania z Aplikacji w zakresie i na zasadach określonych w Regulaminie oraz fakturze lub innym dokumencie określającym parametry Licencji;
f) „Funkcjach Rdzeniowych” — należy przez to rozumieć funkcjonalności Aplikacji wskazane w aktualnej Ofercie jako objęte Opłatą Licencyjną, służące w szczególności do tworzenia, importu i edycji pozwów oraz generowania paczki XML w formacie zgodnym ze specyfikacją e-Sądu;
g) „Modułach Dodatkowych” — należy przez to rozumieć opcjonalne, aktywowane przez Licencjobiorcę funkcjonalności Aplikacji wykraczające poza Funkcje Rdzeniowe, opisane w Aplikacji w sekcji „Moduły”; każdy Moduł Dodatkowy posiada przypisany status: „Beta”, „Płatny”, „Wycofany” lub inny ujawniany w Aplikacji;
h) „Funkcji AI” lub „Module AI” — należy przez to rozumieć Moduł Dodatkowy wykorzystujący zewnętrzny model językowy sztucznej inteligencji udostępniany przez dostawcę zewnętrznego (obecnie: Anthropic PBC, USA — model „Claude”), służący do adaptacji wzorca uzasadnienia pozwu do faktów konkretnej sprawy;
i) „Opłacie Licencyjnej” — należy przez to rozumieć wynagrodzenie należne Licencjodawcy z tytułu udzielenia Licencji, w wysokości i na zasadach wskazanych w Ofercie lub na fakturze;
j) „Okresie Licencji” — należy przez to rozumieć czas, na jaki została udzielona Licencja, wskazany w treści Aplikacji lub na fakturze;
k) „Koncie Użytkownika” — należy przez to rozumieć zbiór zasobów i ustawień przypisanych Licencjobiorcy w Aplikacji, umożliwiający korzystanie z Licencji;
l) „Ofercie” — należy przez to rozumieć aktualną ofertę handlową Licencjodawcy publikowaną na stronie internetowej www.asystent-epu.pl, określającą warianty Licencji, ich zakres oraz Opłatę Licencyjną;
m) „Danych Powierzonych” — należy przez to rozumieć dane osobowe stron postępowania (powodów, pozwanych, świadków), pełnomocników i innych osób, wprowadzane przez Licencjobiorcę do Aplikacji w celu generowania paczek EPU lub korzystania z innych funkcji Aplikacji;
n) „RODO” — należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
o) „AI Act” — należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. w sprawie ustanowienia zharmonizowanych przepisów dotyczących sztucznej inteligencji.
§ 2. Zawarcie Umowy i akceptacja Regulaminu
1. Umowa zostaje zawarta z chwilą łącznego spełnienia następujących warunków: (a) złożenia przez Licencjobiorcę oświadczenia o akceptacji Regulaminu poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru w procesie rejestracji Konta Użytkownika lub aktywacji Licencji, (b) prawidłowego utworzenia Konta Użytkownika w Aplikacji oraz, w przypadku Licencji odpłatnej, (c) zaksięgowania Opłaty Licencyjnej na rachunku bankowym Licencjodawcy.
2. Akceptując Regulamin Licencjobiorca oświadcza, że: (a) zapoznał się z jego treścią i akceptuje ją bez zastrzeżeń; (b) zawiera Umowę bezpośrednio w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą lub zawodową; (c) Umowa ma dla niego charakter zawodowy w rozumieniu art. 385⁵ Kodeksu cywilnego, a w konsekwencji nie znajdują do niej zastosowania przepisy o ochronie konsumentów, w tym przepisy o klauzulach niedozwolonych oraz o prawie odstąpienia od umowy zawartej na odległość; (d) osoba zawierająca Umowę w imieniu Licencjobiorcy jest umocowana do działania w jego imieniu i na jego rzecz.
3. Licencjodawca może udostępnić Licencjobiorcy bezpłatny okres testowy Aplikacji o czasie trwania wskazanym w Aplikacji lub w Ofercie. W okresie testowym Licencjobiorca korzysta z Aplikacji na zasadach Licencji bezpłatnej, do której odpowiednio stosuje się postanowienia Regulaminu. Po upływie okresu testowego Licencjobiorca jest zobowiązany do nabycia Licencji odpłatnej albo zaprzestania korzystania z Aplikacji i usunięcia Konta Użytkownika.
4. Licencjodawca zachowuje prawo do udzielenia wybranym Licencjobiorcom Licencji bezpłatnej również poza okresem testowym; szczegółowe warunki takiej Licencji ustalane są indywidualnie i komunikowane Licencjobiorcy w treści Aplikacji lub odrębną wiadomością elektroniczną.
5. Brak akceptacji Regulaminu w całości skutkuje brakiem zawarcia Umowy i brakiem udzielenia Licencji. W takim przypadku Licencjobiorca jest zobowiązany do niekorzystania z Aplikacji oraz, jeżeli pobrał jakiekolwiek elementy Aplikacji na własne urządzenia, do ich niezwłocznego usunięcia.
§ 3. Przedmiot i zakres Licencji
1. Licencjodawca udziela Licencjobiorcy odpłatnej, niewyłącznej, nieprzenoszalnej, terminowej i ograniczonej Licencji na korzystanie z Aplikacji w zakresie i na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz w treści Aplikacji lub na odpowiedniej fakturze, na czas wskazany jako Okres Licencji.
2. Licencja uprawnia Licencjobiorcę do korzystania z Aplikacji na liczbie stanowisk (kont użytkowników, użytkowników aplikacyjnych lub jednostek instalacji — w zależności od wariantu Licencji) wskazanej w treści Aplikacji lub na fakturze. Wykorzystanie Aplikacji na większej liczbie stanowisk wymaga nabycia odpowiednio rozszerzonej Licencji.
3. Licencja nie obejmuje:
a) odsprzedaży, najmu, dzierżawy, użyczenia, sublicencjonowania ani jakiegokolwiek innego rozporządzenia Aplikacją na rzecz osób trzecich;
b) korzystania z Aplikacji w celach niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub zawodową Licencjobiorcy;
c) świadczenia w oparciu o Aplikację usług na rzecz innych podmiotów wykonujących zawodowo działalność konkurencyjną względem Licencjodawcy (w szczególności tworzenia w oparciu o Aplikację konkurencyjnych narzędzi);
d) korzystania z Aplikacji w sposób mogący naruszyć tajemnicę zawodową Licencjobiorcy lub tajemnicę przedsiębiorstwa osób trzecich;
e) korzystania z Aplikacji w sposób sprzeczny z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego.
4. Licencjobiorca nie jest uprawniony do przeniesienia praw i obowiązków z Umowy na osobę trzecią bez uprzedniej zgody Licencjodawcy wyrażonej w formie dokumentowej. Zgoda Licencjodawcy może być uzależniona od złożenia przez nabywcę oświadczenia o przejęciu obowiązków wynikających z Umowy. Po przeniesieniu Licencji pierwotny Licencjobiorca nie może zachować jakiejkolwiek kopii Aplikacji ani uzyskanych za jej pośrednictwem danych dotyczących innych klientów Licencjodawcy.
5. Aplikacja podlega ochronie wynikającej z ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisów dotyczących ochrony własności intelektualnej. Autorskie prawa majątkowe i osobiste do Aplikacji przysługują wyłącznie Licencjodawcy. Udzielenie Licencji nie powoduje przeniesienia jakichkolwiek praw, w tym praw autorskich majątkowych, na Licencjobiorcę.
§ 4. Ograniczenia korzystania z Aplikacji
1. Licencjobiorca zobowiązuje się, że nie będzie:
a) instalował, uruchamiał ani używał Aplikacji w sposób sprzeczny z Regulaminem;
b) udostępniał, przekazywał ani umożliwiał korzystania z Aplikacji osobom trzecim ponad parametry wskazane w Licencji;
c) podejmował prób obejścia zabezpieczeń technicznych, mechanizmów weryfikacji Licencji ani innych elementów ochronnych Aplikacji;
d) modyfikował, opracowywał, tłumaczył ani przekształcał Aplikacji w sposób wykraczający poza uprawnienia wynikające z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, o których mowa w ust. 2 poniżej;
e) usuwał ani modyfikował oznaczeń autorskich, znaków towarowych ani informacji o prawach Licencjodawcy umieszczonych w Aplikacji lub w generowanych przez nią dokumentach roboczych;
f) podejmował działań stanowiących nieuczciwą konkurencję wobec Licencjodawcy, w szczególności wykorzystywał uzyskane informacje o sposobie działania Aplikacji do tworzenia narzędzia konkurencyjnego.
2. Postanowienia ust. 1 nie naruszają uprawnień przysługujących Licencjobiorcy z mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności:
a) prawa do sporządzenia kopii zapasowej Aplikacji, jeżeli jest to niezbędne do korzystania z niej zgodnie z przeznaczeniem (art. 75 ust. 2 pkt 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych);
b) prawa do obserwowania, badania i testowania funkcjonowania Aplikacji w celu poznania jej idei i zasad działania (art. 75 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych);
c) prawa do zwielokrotnienia i przekształcenia kodu programu w zakresie niezbędnym do uzyskania współdziałania Aplikacji z innymi programami komputerowymi, na warunkach określonych w art. 75 ust. 2 pkt 3 i ust. 3 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Strony stwierdzają, że jakiekolwiek postanowienia Umowy zmierzające do wyłączenia uprawnień, o których mowa w niniejszym ustępie, są w tym zakresie nieważne na podstawie art. 76 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a postanowienia ust. 1 należy interpretować z uwzględnieniem niniejszego zastrzeżenia.
§ 5. Funkcje Rdzeniowe a Moduły Dodatkowe
1. W Aplikacji wyróżnia się dwie kategorie funkcjonalności o odrębnym reżimie prawnym i rozliczeniowym:
a) Funkcje Rdzeniowe — w szczególności tworzenie i edycja pozwów, import wcześniej zapisanych pozwów, generowanie paczek XML do e-Sądu, zapis i odczyt szablonów lokalnych, podgląd dokumentów i obsługa Konta Użytkownika;
b) Moduły Dodatkowe — opcjonalne funkcjonalności wymagające osobnej aktywacji przez Licencjobiorcę w karcie „Moduły” w Aplikacji.
2. Aktualizacje Funkcji Rdzeniowych — obejmujące rozwój istniejących funkcjonalności, dostosowanie do zmian specyfikacji technicznej e-Sądu, poprawki błędów i poprawki bezpieczeństwa — wchodzą w zakres Licencji i są udostępniane Licencjobiorcy w okresie obowiązywania Licencji nieodpłatnie. Licencjodawca zastrzega sobie prawo do wycofania pojedynczych Funkcji Rdzeniowych z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmian regulacyjnych, technologicznych lub zmian po stronie operatora e-Sądu uniemożliwiających dalsze świadczenie danej funkcjonalności; w takim przypadku stosuje się odpowiednio postanowienia § 13 Regulaminu.
3. Moduły Dodatkowe stanowią odrębną kategorię świadczeń, niezależną od podstawowej Licencji na Funkcje Rdzeniowe. Każdy Moduł Dodatkowy posiada status komunikowany Licencjobiorcy w karcie „Moduły” w Aplikacji, w tym co najmniej:
a) „Beta” — Moduł Dodatkowy znajdujący się w fazie testowej, udostępniany Licencjobiorcy bez dodatkowej opłaty, którego ostateczna forma, zakres funkcjonalny i model rozliczeniowy nie zostały określone;
b) „Płatny” — Moduł Dodatkowy udostępniany odpłatnie, na warunkach wskazanych w karcie Modułu i w Ofercie;
c) „Wycofany” — Moduł Dodatkowy, którego dalsze udostępnianie zostało zakończone.
4. Aktywacja Modułu Dodatkowego następuje wyłącznie wskutek wyraźnego działania Licencjobiorcy (kliknięcia przełącznika aktywacji w karcie „Moduły”). Domyślnie wszystkie Moduły Dodatkowe pozostają nieaktywne.
5. W odniesieniu do Modułów Dodatkowych Licencjodawca zastrzega sobie w szczególności prawo do:
a) zmiany funkcjonalności, parametrów technicznych lub limitów Modułu Dodatkowego;
b) zmiany statusu Modułu Dodatkowego, w tym przekształcenia Modułu w statusie „Beta” w Moduł „Płatny”;
c) zawieszenia działania Modułu Dodatkowego z przyczyn technicznych lub operacyjnych;
d) wycofania Modułu Dodatkowego z Aplikacji.
6. Brak ze strony Licencjobiorcy wyraźnego potwierdzenia aktywacji Modułu Dodatkowego w nowym (płatnym) statusie skutkuje automatyczną dezaktywacją Modułu z chwilą wejścia zmiany w życie.
7. Licencjobiorca przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że:
a) Moduły Dodatkowe nie wchodzą w zakres podstawowej Opłaty Licencyjnej i nie są objęte gwarancją bezpłatnych aktualizacji, o której mowa w ust. 2;
b) udostępnianie Modułu Dodatkowego w statusie „Beta” ma charakter testowy i nieodpłatny; Licencjobiorca nie nabywa roszczenia o trwałą bezpłatną dostępność Modułu Dodatkowego w statusie „Beta”, ani roszczenia o niezmienność jego funkcjonalności;
c) zmiana statusu, parametrów lub wycofanie Modułu Dodatkowego nie stanowi nienależytego wykonania Umowy w zakresie Licencji na Funkcje Rdzeniowe ani nie uzasadnia roszczenia o obniżenie Opłaty Licencyjnej lub jej zwrot;
d) niektóre Moduły Dodatkowe mogą wymagać korzystania z usług podmiotów trzecich (np. dostawców modeli sztucznej inteligencji); zasady ich działania reguluje § 6 oraz karta Modułu.
§ 6. Funkcje AI — transparencja i nadzór człowieka
1. Aplikacja może udostępniać Moduły Dodatkowe wykorzystujące zewnętrzne modele sztucznej inteligencji (Funkcje AI). Korzystanie z Funkcji AI każdorazowo wymaga uprzedniej aktywacji Modułu Dodatkowego przez Licencjobiorcę w trybie określonym w § 5 ust. 4.
2. Aplikacja działa wobec dostawcy modelu sztucznej inteligencji w charakterze podmiotu stosującego system sztucznej inteligencji w rozumieniu AI Act, a nie dostawcy takiego systemu. Treść Funkcji AI jest generowana przez model językowy podmiotu trzeciego, którego tożsamość Licencjodawca ujawnia w Aplikacji oraz w Polityce prywatności. Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Funkcji AI określa § 9.
3. Dane wysyłane do modelu sztucznej inteligencji są przed wysyłką poddawane minimalizacji w taki sposób, aby ograniczyć kategorie przesyłanych danych do informacji niezbędnych do wygenerowania oczekiwanego rezultatu i wyłączyć dane bezpośrednio identyfikujące osoby. Pełen zakres danych wysyłanych do modelu oraz danych, które nie są do niego wysyłane, jest udostępniany Licencjobiorcy w karcie „Moduły” w Aplikacji w sekcji informacyjnej (info-box transparencji AI) oraz w Polityce prywatności.
4. W aktualnej wersji Aplikacji do dostawcy modelu sztucznej inteligencji przekazywane są w szczególności:
a) wzorzec uzasadnienia pozwu wprowadzony lub wklejony przez Licencjobiorcę oraz ewentualne notatki Licencjobiorcy dotyczące pożądanego kształtu wyniku;
b) rodzaje stron postępowania (osoba fizyczna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna, jednostka organizacyjna) — bez ich nazw i danych identyfikacyjnych;
c) zanonimizowane dane strukturalne pozwu: liczba i parametry roszczeń, daty wymagalności, rodzaje odsetek, dowody (typ, oznaczenie, data, opis, fakt stwierdzany), żądania w zakresie kosztów.
5. Do dostawcy modelu sztucznej inteligencji nie są w szczególności przekazywane:
a) imiona, nazwiska, nazwy firm stron postępowania;
b) numery PESEL, NIP, KRS, REGON, numery dokumentów tożsamości;
c) adresy zamieszkania, prowadzenia działalności gospodarczej oraz numery rachunków bankowych;
d) dane pełnomocnika.
6. Licencjobiorca przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że:
a) rezultat działania Funkcji AI ma charakter pomocniczy i nie stanowi porady prawnej Licencjodawcy ani opinii prawnej w rozumieniu zasad etyki zawodów prawniczych;
b) wynik Funkcji AI każdorazowo wymaga merytorycznej weryfikacji i akceptacji przez Licencjobiorcę przed jego wykorzystaniem w postępowaniu sądowym; obowiązek nadzoru człowieka nad systemem sztucznej inteligencji spoczywa na Licencjobiorcy jako podmiocie stosującym system AI w toku świadczonej przez siebie pomocy prawnej lub działalności windykacyjnej;
c) treść generowana z udziałem Funkcji AI może być w Aplikacji oznaczona wyróżnikiem graficznym (znacznikiem). Oznaczenia te służą wyłącznie do prezentacji na etapie redagowania uzasadnienia w Aplikacji i są przez Aplikację usuwane przed eksportem treści;
d) Licencjodawca nie ponosi odpowiedzialności za merytoryczną poprawność treści generowanej przez Funkcje AI, w tym za zgodność takiej treści z rzeczywistym stanem faktycznym i prawnym sprawy Licencjobiorcy.
7. Licencjodawca dokłada starań, aby Funkcje AI działały w sposób zgodny z zasadami art. 13–15 oraz art. 50 i 86 AI Act, w szczególności poprzez: zapewnienie informacji o korzystaniu z systemu sztucznej inteligencji, dostarczenie informacji o przedmiocie wysyłanych do modelu danych oraz umożliwienie nadzoru człowieka nad rezultatem. Licencjodawca zachowuje prawo do wprowadzania zmian w sposobie działania Funkcji AI w celu zapewnienia zgodności z aktualnymi regulacjami.
§ 7. Opłata Licencyjna, Okres Licencji i fakturowanie
1. Wysokość Opłaty Licencyjnej, Okres Licencji oraz liczba stanowisk objętych Licencją są określone w Ofercie albo na fakturze wystawionej Licencjobiorcy przez Licencjodawcę. Ceny wskazane w Aplikacji i w Ofercie są cenami netto, do których doliczany jest podatek VAT w obowiązującej stawce, chyba że co innego wynika z treści Oferty lub faktury.
2. Termin płatności Opłaty Licencyjnej wskazany jest na fakturze. Aktywacja Licencji oraz dostęp do Funkcji Rdzeniowych następuje po zaksięgowaniu wpłaty na rachunku bankowym Licencjodawcy, chyba że Licencjodawca zdecyduje o uruchomieniu Licencji wcześniej.
3. W przypadku zalegania przez Licencjobiorcę z zapłatą Opłaty Licencyjnej Licencjodawca jest uprawniony, po uprzednim wezwaniu do zapłaty wyznaczającym dodatkowy termin nie krótszy niż 7 dni, do zawieszenia dostępu do Aplikacji albo do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym, zgodnie z § 14.
4. Po upływie Okresu Licencji Licencja wygasa. Licencjobiorca może przedłużyć Licencję na kolejny Okres, uiszczając Opłatę Licencyjną zgodnie z Ofertą obowiązującą w dniu przedłużenia. Licencjodawca nie odnawia Licencji automatycznie, chyba że strony uzgodnią inaczej.
5. Licencjodawca może wprowadzać zmiany w wysokości Opłaty Licencyjnej dla nowych Okresów Licencji oraz nowych Licencjobiorców. Zmiana cennika nie wpływa na wysokość Opłaty Licencyjnej już uiszczonej za bieżący Okres Licencji.
§ 8. Świadczenie usług drogą elektroniczną
1. Do korzystania z Aplikacji niezbędne jest: posiadanie urządzenia z dostępem do sieci Internet, aktualna przeglądarka internetowa obsługująca standardy HTML5 i JavaScript, aktywne konto poczty elektronicznej oraz, w przypadku Funkcji AI, możliwość komunikacji urządzenia Licencjobiorcy z serwerami Licencjodawcy w protokole HTTPS.
2. Licencjobiorca zobowiązuje się do:
a) podawania w Aplikacji prawdziwych, aktualnych i kompletnych danych — w tym danych własnych oraz Danych Powierzonych, do których przetwarzania jest uprawniony zgodnie z przepisami prawa;
b) weryfikacji wygenerowanych przez Aplikację dokumentów pod względem formalnym i merytorycznym przed ich wykorzystaniem w postępowaniu sądowym lub w obrocie z osobami trzecimi;
c) zachowania w poufności danych dostępowych do Konta Użytkownika, w tym haseł i kodów weryfikacyjnych;
d) niezwłocznego informowania Licencjodawcy o stwierdzeniu nieautoryzowanego dostępu do Konta Użytkownika lub o podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa Aplikacji;
e) zapewnienia we własnym zakresie środowiska technicznego (sprzęt, system operacyjny, przeglądarka, oprogramowanie antywirusowe), niezbędnego do prawidłowego korzystania z Aplikacji.
3. Licencjodawca zobowiązuje się do dołożenia należytej staranności w zapewnieniu ciągłości działania Aplikacji oraz do utrzymywania środków technicznych i organizacyjnych adekwatnych do charakteru, zakresu i celu przetwarzania danych w Aplikacji. Licencjodawca zastrzega sobie prawo do okresowych przerw technicznych niezbędnych do konserwacji lub aktualizacji Aplikacji, o których będzie informował z możliwym wyprzedzeniem za pośrednictwem strony Aktualności w domenie asystent-epu.pl
4. Zakazane jest dostarczanie przez Licencjobiorcę za pośrednictwem Aplikacji treści o charakterze bezprawnym, w szczególności naruszających prawa osób trzecich lub zmierzających do popełnienia czynu zabronionego.
§ 9. Dane osobowe — rozdział kompetencji i brak powierzenia
1. Model architektoniczny Aplikacji. Aplikacja została zaprojektowana w architekturze aplikacji jednostronicowej (single-page application) działającej w przeważającym zakresie po stronie urządzenia Licencjobiorcy. W szczególności:
a) dane osobowe stron postępowania (powodów, pozwanych, pełnomocników, świadków), w tym imiona, nazwiska, nazwy firm, numery PESEL, NIP, KRS, REGON, adresy zamieszkania lub siedziby oraz numery rachunków bankowych, wprowadzane przez Licencjobiorcę do formularza pozwu, są przetwarzane wyłącznie w przeglądarce internetowej Licencjobiorcy;
b) paczka XML do e-Sądu jest generowana po stronie klienta i przekazywana Licencjobiorcy w celu samodzielnego wgrania do systemu e-Sądu;
c) dane wprowadzone do formularza pozwu nie są w żadnym momencie przesyłane na serwery Licencjodawcy.
2. Brak przetwarzania danych formularza pozwu po stronie Licencjodawcy. W odniesieniu do danych, o których mowa w ust. 1, Licencjodawca nie ma do nich dostępu, nie przechowuje ich, nie przesyła ich na własne serwery i nie posiada środków technicznych umożliwiających ich uzyskanie. W rozumieniu art. 4 pkt 2 i pkt 8 RODO Licencjodawca nie przetwarza tych danych i nie jest wobec nich podmiotem przetwarzającym, w związku z czym przepisy art. 28 RODO nie znajdują w odniesieniu do tych danych zastosowania.
3. Szablony zapisywane w Aplikacji. Licencjobiorca może opcjonalnie zapisać wzorce sekcji pozwu (powód, pozwani, uzasadnienie, rachunek bankowy, pełnomocnik) w celu ich ponownego wykorzystania. Szablony te są przed wysłaniem na serwer szyfrowane, a klucz szyfrujący jest utrzymywany w środowisku Licencjodawcy. Licencjodawca zobowiązuje się, że nie odszyfrowuje treści zapisanych szablonów ani nie analizuje ich. Licencjobiorca jest obowiązany, w zakresie w jakim szablon ma służyć wielokrotnemu wykorzystaniu, do stosowania w treści szablonu ogólnych oznaczeń ról stron lub placeholderów zamiast konkretnych danych identyfikacyjnych.
4. Charakter prawny dostępu Licencjodawcy do zaszyfrowanych szablonów. Z uwagi na charakter szyfrowania, zobowiązanie Licencjodawcy do nieodszyfrowywania treści szablonów oraz brak operacyjnego procesu odszyfrowywania, strony zgodnie oświadczają, że w odniesieniu do treści zapisanych szablonów Licencjodawca nie posiada operacyjnych środków identyfikacji osób, których dane mogą się w nich znajdować, w odniesieniu do zaszyfrowanych treści szablonów nie zachodzi po stronie Licencjodawcy przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 2 RODO, a tym samym art. 28 RODO nie znajduje w odniesieniu do tych danych zastosowania.
5. Funkcje AI. Gdy Licencjobiorca aktywuje Moduł Dodatkowy wykorzystujący zewnętrzny model sztucznej inteligencji, do modelu przekazywany jest wyłącznie zminimalizowany payload, o którym mowa w § 6. Strukturalne pola payloadu (rodzaj strony bez nazw, kwoty, daty wymagalności, typy odsetek, parametry roszczeń i dowodów) nie zawierają danych identyfikujących osoby. Pola wolnotekstowe (wzorzec uzasadnienia, notatki Licencjobiorcy dla AI, oznaczenie i opis dowodu, fakt stwierdzany) są redagowane wyłącznie przez Licencjobiorcę, który ponosi wyłączną odpowiedzialność za ich minimalizację. Aplikacja udostępnia w karcie „Moduły" narzędzie podglądu zakresu danych przekazywanych do modelu. W zakresie, w jakim Licencjobiorca zdecyduje się wprowadzić do pól wolnotekstowych dane osobowe stron postępowania, Licencjobiorca pozostaje w tym zakresie samodzielnym administratorem tych danych i odpowiada za ich przekazanie do dostawcy modelu sztucznej inteligencji, korzystając z Aplikacji jako narzędzia komunikacji.
6. Odpowiedzialność Licencjobiorcy. Niezależnie od rozdziału kompetencji opisanego w niniejszym paragrafie, Licencjobiorca pozostaje samodzielnym administratorem danych osobowych wprowadzanych do Aplikacji w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO i odpowiada w szczególności za:
a) legalność wprowadzanych do Aplikacji danych osobowych oraz dysponowanie odpowiednią podstawą prawną ich przetwarzania w rozumieniu art. 6 RODO, a w razie szczególnych kategorii danych — art. 9 RODO;
b) wykonanie wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i art. 14 RODO, w tym poinformowanie o korzystaniu z infrastruktury Licencjodawcy oraz, w razie aktywacji Funkcji AI, o przekazywaniu wybranych danych do dostawcy modelu sztucznej inteligencji;
c) realizację praw osób, których dane dotyczą, wynikających z rozdziału III RODO, z zastrzeżeniem obowiązku Licencjodawcy do rozsądnej pomocy, o którym mowa w ust. 8;
d) zachowanie tajemnicy zawodowej, której podlega na mocy odrębnych przepisów, w odniesieniu do danych wprowadzanych do Aplikacji.
7. Dane konta Licencjobiorcy. W odniesieniu do danych Licencjobiorcy gromadzonych w celu zawarcia i wykonania Umowy (dane do faktury, dane logowania, preferencje konta) Licencjodawca jest samodzielnym Administratorem; podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz lit. f (uzasadniony interes — bezpieczeństwo i rozliczalność usługi).
8. Współpraca z Licencjobiorcą. Niezależnie od rozdziału kompetencji, o którym mowa w ust. 1–6, Licencjodawca zobowiązuje się do udzielenia Licencjobiorcy rozsądnej pomocy w razie skierowania do Licencjobiorcy żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania praw określonych w rozdziale III RODO, jeżeli realizacja takiego żądania wymaga współdziałania w zakresie funkcjonalności Aplikacji (w szczególności w zakresie usunięcia zapisanego szablonu).
9. Środki bezpieczeństwa. Licencjodawca utrzymuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w szczególności: szyfrowanie szablonów w związku z zapisem do bazy danych, szyfrowanie połączeń HTTPS, kontrolę dostępu do infrastruktury chmurowej, monitoring bezpieczeństwa oraz zobowiązanie do zachowania poufności po stronie osób działających z jego upoważnienia. Lista podmiotów, którym Licencjodawca powierza świadczenie usług infrastrukturalnych (Supabase Inc. — infrastruktura bazodanowa, region UE; Anthropic PBC — w odniesieniu do Funkcji AI), publikowana jest w Polityce prywatności.
§ 10. Tajemnica zawodowa i poufność
1. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem Umowy, w tym danych technicznych dotyczących Aplikacji, treści zapisanych szablonów oraz wszelkich danych przekazywanych w ramach funkcji Aplikacji, o których mowa w § 9. Obowiązek poufności obowiązuje w czasie obowiązywania Umowy oraz przez okres 5 lat po jej zakończeniu.
2. Licencjodawca zobowiązuje się do zapewnienia, aby osoby działające z jego upoważnienia, mające dostęp do danych przekazywanych przez Licencjobiorcę w ramach funkcji Aplikacji — w tym pracownicy, współpracownicy i podwykonawcy — były zobowiązane do zachowania poufności na zasadach analogicznych do zasad obowiązujących Licencjobiorcę z mocy obowiązujących go przepisów branżowych, w szczególności w zakresie tajemnicy adwokackiej lub tajemnicy radcowskiej.
3. Postanowienia niniejszego rozdziału nie wyłączają obowiązków poufności wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w tym z przepisów dotyczących tajemnicy zawodowej obowiązującej Licencjobiorcę.
§ 11. Brak gwarancji i ograniczenie odpowiedzialności
1. Aplikacja jest udostępniana Licencjobiorcy w stanie, w jakim się znajduje („as is”) i ze wszystkimi ewentualnymi wadami, w zakresie dopuszczalnym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Licencjodawca dokłada staranności wymaganej w stosunkach danego rodzaju w celu zapewnienia prawidłowego działania Aplikacji, jednak nie gwarantuje, że:
a) wszystkie funkcjonalności Aplikacji spełnią konkretne potrzeby Licencjobiorcy;
b) działanie Aplikacji będzie nieprzerwane i całkowicie wolne od błędów;
c) paczki XML generowane przez Aplikację zostaną w każdym przypadku zaakceptowane przez system e-Sądu, w szczególności w razie zmian specyfikacji technicznej e-Sądu, błędów merytorycznych w danych wprowadzonych przez Licencjobiorcę lub odrzucenia paczki;
d) rezultaty Funkcji AI będą wolne od błędów merytorycznych lub adekwatne do konkretnego stanu faktycznego.
2. Licencjobiorca przyjmuje do wiadomości, że Aplikacja stanowi narzędzie wspomagające sporządzanie pozwów i prowadzenie windykacji, a ostateczna odpowiedzialność za treść, formę i kierunek wykorzystania dokumentów wygenerowanych przy użyciu Aplikacji — w szczególności za ich zgodność z rzeczywistym stanem faktycznym i prawnym sprawy oraz z zasadami etyki zawodowej obowiązującymi Licencjobiorcę — spoczywa wyłącznie na Licencjobiorcy.
3. Licencjodawca nie ponosi odpowiedzialności, w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo, za:
a) szkody pośrednie, następcze, utracone korzyści, utratę przychodów, utratę kontraktów lub renomy, pogorszenie możliwości prowadzenia działalności gospodarczej;
b) błędy lub niekompletności w danych wprowadzonych do Aplikacji przez Licencjobiorcę lub osoby, którym Licencjobiorca powierzył obsługę Konta Użytkownika;
c) odrzucenie paczki EPU przez system e-Sądu;
d) skutki działań lub zaniechań Licencjobiorcy podjętych w oparciu o treści wygenerowane przez Aplikację, w tym przez Funkcje AI;
e) działania lub zaniechania operatorów telekomunikacyjnych, dostawców infrastruktury chmurowej, dostawców modeli sztucznej inteligencji oraz innych podmiotów trzecich, na które Licencjodawca nie ma wpływu;
f) zmiany specyfikacji technicznej elektronicznego postępowania upominawczego lub zaprzestanie świadczenia usług przez e-Sąd;
g) skutki wykorzystania Aplikacji niezgodnie z Regulaminem lub przeznaczeniem.
4. Całkowita odpowiedzialność Licencjodawcy wobec Licencjobiorcy z tytułu Umowy oraz wszelkich roszczeń z nią związanych — niezależnie od podstawy prawnej (odpowiedzialność kontraktowa, deliktowa lub inna) — jest ograniczona do wysokości Opłaty Licencyjnej faktycznie zapłaconej przez Licencjobiorcę za bieżący Okres Licencji, w którym powstała szkoda. W przypadku Licencji bezpłatnej całkowita odpowiedzialność Licencjodawcy jest ograniczona do kwoty 500 (pięćset) złotych.
5. Postanowienia niniejszego rozdziału nie wyłączają i nie ograniczają odpowiedzialności Licencjodawcy za szkody wyrządzone Licencjobiorcy umyślnie ani odpowiedzialności, której wyłączenie lub ograniczenie jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego.
6. Licencjobiorca zobowiązuje się do zgłaszania Licencjodawcy w trybie reklamacyjnym (§ 12) wszelkich zastrzeżeń związanych z wykonywaniem Umowy bez zbędnej zwłoki po powzięciu wiadomości o zdarzeniu uzasadniającym zastrzeżenia. Postanowienie niniejsze nie modyfikuje terminów dochodzenia roszczeń wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności terminów przedawnienia określonych w przepisach Kodeksu cywilnego.
§ 12. Reklamacje i tryb wsparcia
1. Wszelkie nieprawidłowości w działaniu Aplikacji oraz inne zastrzeżenia związane z wykonywaniem Umowy Licencjobiorca może zgłaszać Licencjodawcy w trybie reklamacji.
2. Reklamacje należy zgłaszać na adres poczty elektronicznej Licencjodawcy wskazany w § 1 ust. 3 lit. a Regulaminu albo, w przypadku publikacji innego adresu kontaktowego do obsługi reklamacji w Aplikacji lub na stronie www.asystent-epu.pl, na ten adres. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: oznaczenie Licencjobiorcy, opis problemu, datę jego wystąpienia oraz, w miarę możliwości, kroki niezbędne do odtworzenia problemu.
3. Licencjodawca rozpatruje reklamację w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania, udzielając Licencjobiorcy odpowiedzi na adres poczty elektronicznej wskazany w reklamacji. W razie potrzeby uzupełnienia informacji niezbędnych do rozpoznania reklamacji termin biegnie od momentu otrzymania uzupełnienia.
4. Licencjodawca może świadczyć Licencjobiorcy wsparcie techniczne wykraczające poza obsługę reklamacji, w zakresie i na zasadach wskazanych w Aplikacji lub w odrębnej umowie. Wsparcie techniczne świadczone jest w godzinach pracy Licencjodawcy wskazanych na stronie www.asystent-epu.pl.
§ 13. Zmiany Regulaminu
1. Licencjodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych powodów, do których zalicza się w szczególności:
a) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, decyzji organów administracji publicznej lub stanowisk organów nadzoru mających wpływ na sposób świadczenia usług przez Licencjodawcę;
b) zmiany w funkcjonalności Aplikacji, dodanie lub wycofanie funkcjonalności lub Modułów Dodatkowych;
c) zmiany po stronie operatora e-Sądu lub innych systemów teleinformatycznych, z którymi Aplikacja współpracuje;
d) zmiany cennika, modelu rozliczeniowego lub zakresu świadczeń, w szczególności zmiana statusu Modułu Dodatkowego z „Beta” na „Płatny”;
e) konieczność doprecyzowania, korekty redakcyjnej lub usunięcia oczywistej omyłki w Regulaminie;
f) zmiany w zakresie podprocesorów, modelu architektonicznego Aplikacji lub kategorii powierzanych danych osobowych.
2. Licencjodawca powiadamia Licencjobiorcę o zmianie Regulaminu poprzez publikację nowej wersji Regulaminu na stronie www.asystent-epu.pl wraz z datą wejścia w życie oraz, w razie zalogowania Licencjobiorcy w Aplikacji, wyświetlenie komunikatu wymagającego akceptacji nowej wersji Regulaminu przed dalszym korzystaniem z Aplikacji.
3. Licencjobiorcy, który nie akceptuje zmian Regulaminu, przysługuje prawo do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem na dzień wejścia zmian w życie. Wypowiedzenie składane jest na adres poczty elektronicznej Licencjodawcy. W razie wypowiedzenia Umowy w tym trybie Licencjodawca zwraca Licencjobiorcy proporcjonalną część Opłaty Licencyjnej za niewykorzystany Okres Licencji w terminie 30 dni od dnia otrzymania wypowiedzenia.
4. Korzystanie z Aplikacji po opublikowaniu nowej wersji Regulaminu uważa się za akceptację jego nowej treści. W przypadku, gdy do dalszego korzystania z Aplikacji wymagane jest złożenie wyraźnego oświadczenia o akceptacji nowej wersji Regulaminu (zaznaczenie pola wyboru w komunikacie wyświetlanym przy logowaniu), brak takiej akceptacji uprawnia Licencjodawcę do zawieszenia dostępu Licencjobiorcy do Aplikacji do czasu jej złożenia albo do wypowiedzenia Umowy przez Licencjobiorcę w trybie ust. 3.
5. Wprowadzenie zmian Regulaminu nie powoduje obowiązku wniesienia przez Licencjobiorcę dodatkowej opłaty za bieżący Okres Licencji ani nie pozbawia go praw nabytych do funkcjonalności Funkcji Rdzeniowych objętych już opłaconą Licencją, z zastrzeżeniem postanowień § 5 ust. 5–7 (zmiany statusu lub zakresu Modułów Dodatkowych). Licencjobiorcy, który nie akceptuje wprowadzonych zmian, przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy na zasadach określonych w ust. 3, z proporcjonalnym zwrotem niewykorzystanej Opłaty Licencyjnej.
§ 14. Rozwiązanie Umowy
1. Umowa wygasa z upływem Okresu Licencji, chyba że została przedłużona w trybie § 7 ust. 4.
2. Licencjobiorca może w każdym czasie zaprzestać korzystania z Aplikacji oraz usunąć Konto Użytkownika. Rezygnacja z korzystania z Aplikacji nie uprawnia Licencjobiorcy do żądania zwrotu Opłaty Licencyjnej za bieżący Okres Licencji, z wyjątkiem § 13 ust. 3 Regulaminu lub w przepisach bezwzględnie obowiązujących.
3. Licencjodawca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
a) istotnego naruszenia przez Licencjobiorcę postanowień Regulaminu, w szczególności postanowień § 3, § 4, § 8 ust. 2 i 4 lub § 10;
b) zalegania przez Licencjobiorcę z zapłatą Opłaty Licencyjnej, na warunkach wskazanych w § 7 ust. 3;
c) podjęcia przez Licencjobiorcę działań na szkodę Licencjodawcy lub innych Licencjobiorców, w tym działań zmierzających do obejścia mechanizmów weryfikacji Licencji;
d) utraty przez Licencjodawcę uprawnienia do świadczenia jakichkolwiek elementów Aplikacji wskutek decyzji organu administracji publicznej, organu nadzoru lub orzeczenia sądowego.
4. W razie wypowiedzenia Umowy przez Licencjodawcę z przyczyn wskazanych w ust. 3 lit. a–c Licencjobiorcy nie przysługuje zwrot Opłaty Licencyjnej za bieżący Okres Licencji.
5. Z chwilą wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy Licencja wygasa, a Licencjobiorca zobowiązany jest do zaprzestania korzystania z Aplikacji oraz, jeżeli korzystał z wersji instalowanej lokalnie, do jej odinstalowania. Licencjodawca usuwa zapisane przez Licencjobiorcę szablony i inne dane przekazane do funkcji opisanych w § 9 w terminie 30 dni od wygaśnięcia Umowy, z zastrzeżeniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
§ 15. Postanowienia końcowe
1. Prawem właściwym dla Umowy oraz dla stosunków prawnych z niej wynikających jest prawo polskie.
2. Wszelkie spory wynikające z Umowy lub powstałe w związku z nią strony będą starały się rozstrzygnąć polubownie. W razie braku porozumienia spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Licencjodawcy. Niniejsze postanowienie stanowi umowę prorogacyjną w rozumieniu art. 46 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego.
3. Strony zobowiązują się do bieżącej współpracy w razie wątpliwości dotyczących wykonywania Umowy oraz do wzajemnego informowania o zmianach danych kontaktowych, adresu siedziby i danych do faktury w terminie 14 dni od dnia ich wystąpienia.
4. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia Regulaminu pozostają w mocy. W miejsce postanowienia nieważnego lub bezskutecznego stosuje się postanowienie, które najbliżej oddaje cel postanowienia zastępowanego, z zachowaniem granic dopuszczalnych przez prawo.
5. Tytuły rozdziałów mają charakter wyłącznie porządkowy i nie wpływają na interpretację postanowień Regulaminu.
6. Aktualna wersja Regulaminu wraz z datą jej wejścia w życie publikowana jest na stronie www.asystent-epu.pl. Wcześniejsze wersje Regulaminu archiwizowane są przez Licencjodawcę i udostępniane Licencjobiorcy na żądanie.
7. Niniejszy Regulamin w wersji 2.0 wchodzi w życie z dniem 26.05.2026 r.